prêt-â-signer.comAccueillir un nouveau salarié : les démarches obligatoires et la bonne organisation
Une arrivée bien préparée évite les oublis administratifs et fait gagner des semaines d'adaptation. Voici les obligations à respecter, puis l'organisation des premiers jours.
Avant l'arrivée : les obligations
- La déclaration préalable à l'embauche (DPAE), auprès de l'URSSAF, au plus tôt 8 jours avant l'embauche et toujours avant la prise de poste. Ne pas la faire est assimilé à du travail dissimulé.
- Le contrat de travail écrit, obligatoire pour un CDD ou un temps partiel, et fortement conseillé pour un CDI.
- La vérification du titre de séjour et de l'autorisation de travail, si le salarié est étranger.
Le jour de l'arrivée et juste après
- L'inscription au registre unique du personnel, dès l'embauche.
- La visite d'information et de prévention auprès du service de santé au travail, dans les délais prévus (en général dans les 3 mois, avant l'affectation pour certains postes à risque).
- L'affiliation à la mutuelle et à la prévoyance de l'entreprise.
- Les consignes de sécurité liées au poste, et la remise des équipements de protection.
- Les informations écrites sur la relation de travail (durée, rémunération, congés, convention collective), dans les délais prévus par la loi.
Le plus sûr est de tenir une checklist datée : qui fait quoi, et quand. Elle sert aussi de preuve en cas de contrôle.
Les premières semaines
- Le premier jour : accueil par le responsable, visite des lieux, présentation de l'équipe, poste de travail et accès prêts.
- La première semaine : un référent pour répondre aux questions, quelques rendez-vous avec les collègues clés, une première tâche simple.
- Le premier mois : des objectifs clairs, un point de suivi, un premier périmètre en autonomie.
- Avant la fin de la période d'essai : un entretien pour confirmer, ou non, la suite.
Le modèle « Checklist onboarding / offboarding », prêt à remplir
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Questions fréquentes
La DPAE peut-elle se faire le jour même ?
Oui, à condition qu'elle soit faite avant l'heure de prise de poste. Elle se fait en ligne, sur net-entreprises.fr ou le site de l'URSSAF.
Faut-il un registre du personnel dans une petite entreprise ?
Oui, dès le premier salarié. Il peut être tenu sous forme électronique.
Informations générales à jour au 25 octobre 2026, données à titre indicatif. Votre convention collective peut prévoir des règles plus favorables. Pour une situation particulière, rapprochez-vous d'un professionnel du droit.